Dadas las circunstancias actuales de pandemia que han forzado a muchos al Home Office, ofrecemos a continuación una lista de elementos diversos para apoyar y mejorar el desempeño laboral en los tiempos que vivimos:
- El lugar de trabajo:
- La comodidad: debe contarse con un lugar adecuado para el trabajo en casa, esto implica tener un escritorio y una silla adaptados para las jornadas de trabajo usuales en una oficina convencional.
- Servicio de internet: es claro que el proveedor debe suministrar un servicio confiable y que provea el ancho de banda para los diversos servicios requeridos, no solo por el trabajador en casa sino para otros usuarios que, en los mismos horarios, se encuentren en casa haciendo teleconferencia o usando streaming de video o audio, además de los dispositivos móviles; el servicio de internet debe ser capaz de soportar esa carga, claramente para personas que conviven con el teletrabajador.
- Punto de electricidad y datos, señal de wifi: usualmente el equipo que suministra en casa la señal de wifi es un router de la empresa prestadora del servicio, esta señal suele ser de muy baja calidad, por lo que trabajar con ella es difícil, más si hay usuarios concurrentes. Esto se puede mejorar de dos formas, conectándose por cable, con una instalación adecuada, o añadiendo un equipo tipo Access point o router que mejore la señal de wifi sustancialmente. En general es preferible usar conexión por cable, y esta se puede acompañar de un punto eléctrico técnicamente instalado que cumpla con los requisitos mínimos de seguridad.
- Hardware:
- Computador: este parece ser el centro de toda la acción, pues al fin de cuentas es la herramienta principal de todo este montaje, debe entonces considerarse el uso de una máquina, portátil o de escritorio, que provea un excelente desempeño de acuerdo con las tareas a desarrollar, para esto se debe analizar desde el procesador, la memoria RAM y el disco interno, hasta el tamaño de la pantalla teniendo en cuentas las horas de trabajo al frente de la máquina.
- Periféricos: es indispensable contar con una serie de equipos periféricos para mejorar el desempeño del computador, estos pueden ser: teclado y mouse suaves y silenciosos; parlantes y micrófono para la correcta recepción de videollamadas o una buena diadema o audífonos; una impresora acorde con nuestras necesidades, y las del resto de usuarios en el entorno familiar; en algunas labores se pueden requerir periféricos más especializados como tabletas digitalizadoras o dispositivos multipuerto USB, por ejemplo.
- Smartphone: en el entorno de home office diría yo que el computador es el eje central, pero muy de cerca debemos tener nuestro smartphone, por obvias razones, allí cargamos muchísima información relevante de nuestro medio laboral y, por supuesto, es imprescindible a la hora de trabajar.
- Teléfono fijo: nunca está de más comunicarse por este medio, siempre es una buena alternativa para la conexión con nuestros compañeros de trabajo, jefes o clientes según sea el caso.
- Apps.
- Agenda y correo: es indispensable manejar el tiempo adecuadamente a la hora del home office, para tener bajo control el desempeño laboral y los momentos de descanso. Aquí funciona muy bien el Google Calendar o el calendario de Outlook que permiten establecer categorías diferenciadas por colores para un mejor manejo visual de la agenda, por supuesto se puede hacer uso de las herramientas de correo anexas a estos calendarios es decir Gmail y Outlook, o de cualquier otro acceso a correo, puede ser por webmail o algún otro aplicativo.
- Para las listas: las listas de pendientes, bien manejadas, resultan muy importantes para revisar el avance de proyectos y el cumplimiento de tareas dentro de las responsabilidades laborales, para ello se puede contar con herramientas como Google keep, Microsoft to do o muchas otras disponibles en las tiendas de apps, solo tener presente que se puedan sincronizar para poder hacer uso de ellas tanto en el computador como en el smartphone.
- Trabajo colaborativo, seguimiento de proyectos: este ítem es muy importante cuando hay trabajo en equipo, son muchas las herramientas que permiten manejar flujo de información entre personas ya sean documentos, audios, videos, chats o llamadas. Entre las más populares están Trello, Slack y Teams de Microsoft. Una de las grandes cualidades de estas herramientas es que la información fluye en tiempo real, lo que permite la colaboración en tiempo real con el resto del equipo, como en la oficina.
- Relaciones con los clientes: las herramientas CRM (Customer Relationship Management) son las adecuadas para equipos de venta o profesionales independientes que deben hacer seguimiento de sus clientes, de los negocios potenciales, hacer presupuestos de venta entre las labores típicas de esta área; entre las más populares tenemos Hubspot y SalesForce.
- Chat y vídeo llamadas: La comunicación por chat ya se venía usando entre colaboradores hace algún tiempo, aplicativos como Whatsapp y Telegram se volvieron indispensables para contactos de negocios, y ahora se valorizan en estas nuevas condiciones. Las video llamadas son la nueva forma de reunirse con clientes, colaboradores y jefes, de esta forma entonces resulta imposible no contar con ellas, entre las más usadas tenemos: Google Meet, Skype y Zoom.
- Archivos en la nube: el uso de archivos compartidos, que antes se hacia mediante el servidor de la Empresa, ahora se puede implementar usando servicios en la nube como Google Drive, OneDrive o Dropbox. En situaciones más complejas donde se requiera más espacio y manejar condiciones de seguridad y/o limitar el acceso a la información se deben usar herramientas como Azure de Microsoft, que en esencia es un servidor en la nube, o G suite de Google.
- Pasarelas de pagos, medios de pago: tanto los independientes como las empresas deben facilitar a sus clientes medios de pago acordes con la movilidad y con las circunstancias, para ello se pueden usar pasarelas de pago que provean links o botones, que se pueden enviar como un enlace por correo o por mensaje de texto, como Epayco o MercadoPago, o las nuevas herramientas financieras que son las billeteras digitales que permiten hacer pagos a proveedores, o recibir dinero de clientes que no están bancarizados, entre estas mencionamos DaviPlata, Nequi o Tpaga como algunas de las más conocidas, hoy en día casi todos los bancos tienen su propia versión de este servicio.
- Bonus track: en algunos momentos de la jornada laboral puede emplearse música de fondo, a muchas personas les funciona, apps como Spotify tienen playlist elaboradas para incentivar la creatividad o proveer un ambiente de concentración para estudiar o trabajar; igualmente puede sintonizar emisoras de diversos estilos musicales, podcast o noticias por medio de tunein, y si tiene una amplia colección de música puede valerse del famoso Windows media player para administrarla y crear playlist de acuerdo al momento. Para finalizar Clementine es una app que reúne lo mejor de los dos mundos, puede administrar su música localizada en el disco duro y varios servicios de streaming en el mismo aplicativo.
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